Comment Pleo a aidé Podimo à gagner une semaine sur le traitement des remboursements

Utilisation de Pleo - Podimo

Le défi

Dites bonjour (ou hej) à Podimo - un service d'abonnement premium de divertissement audio offrant des podcasts originaux et exclusifs ainsi qu'une incroyable collection de livres audio. Aujourd'hui, l'équipe est composée de 250 personnes réparties dans plusieurs endroits à travers le monde.

Fondée à Copenhague en 2019, Podimo utilise Pleo depuis de nombreuses années. Implémenté dès les débuts de l'entreprise, Pleo a joué un rôle clé dans l'établissement des processus en matière de voyages et de dépenses. Et, à mesure que l'entreprise grandissait, la gestion des dépenses de chaque entité était un défi, surtout lorsque seuls deux membres composaient l'équipe.

Processus de remboursement manuel et laborieux
Avec une équipe aussi internationale, il y a de multiples raisons pour que les membres se déplacent. Mais à chaque retour de voyage, les attendait la fastidieuse tâche de remplir la feuille de frais nécessaires pour obtenir le remboursement des dépenses de déplacement. Cette procédure demandait aisément un quart d'heure à l'équipe de Martin pour la gestion, le traitement et l'enregistrement de chaque feuille de remboursement.
Processus déconnectés entre les entités
À mesure que Podimo continuait à s'étendre dans de nouveaux marchés et à ouvrir de nouvelles entités, il devenait impossible de gérer toutes les dépenses, en plus de s'assurer que les bons contrôles étaient en place et de se souvenir de tous les identifiants différents pour les banques de chaque entité.
Pas de cartes d'entreprise pour les frais de déplacement
Non seulement cela prenait beaucoup de temps à l'équipe financière pour traiter manuellement les feuilles de remboursement, mais les employés devaient attendre au moins une semaine pour récupérer cet argent dans leurs poches. Podimo savait qu'il était nécessaire de trouver un fournisseur de cartes d'entreprise fiable que les employés pourraient utiliser pour rendre leurs déplacements professionnels plus fluides.

La solution

Une solution de dépenses qui enregistre chaque dépense sur une seule plateforme, peu importe où un employé se trouvait en déplacement ou dans quel marché une entité opérait.

"En ouvrant une nouvelle entité avec l'aide de Pleo, la procédure s'est déroulée beaucoup plus facilement, car notre responsable local n'a pas eu à soumettre de rapports de dépenses nécessitant une gestion et un traitement par [l'équipe financière]."

Les résultats

En tant que directeur financier d'une entreprise en pleine croissance présente dans différents pays, il va de soi que Martin a mieux à faire que d'approuver les dépenses de voyage et de se connecter et déconnecter des comptes bancaires de chaque entité pour obtenir une vue d'ensemble complète des dépenses de Podimo. Pleo a non seulement permis de libérer du temps précieux et d'accélérer les remboursements aux employés, mais il a également entraîné une plus grande productivité au sein de son équipe.

Bénéficiez d'un meilleur contrôle et d'une meilleure visibilité des entités
Grâce à la fonctionnalité multi-entités de Pleo, Martin dispose désormais d'une vue d'ensemble complète et d'une meilleure maîtrise des dépenses totales de l'entreprise. Sans avoir à se connecter et à se déconnecter des différents domaines comptables de leur système ERP et à intégrer différents outils, il peut désormais tout voir en un seul endroit. Sans oublier la possibilité de configurer des contrôles de dépenses pour toutes les entités ainsi que pour les équipes multi-entités à l'aide de Pleo.
Une meilleure productivité
Après la mise en place de Pleo, Martin a constaté une augmentation de la productivité dès le départ - tant dans l'équipe financière que dans les autres équipes de l'entreprise, car elles n'avaient plus à perdre de temps à remplir ces feuilles de remboursement. Il a même reçu des retours directs : "Hé ! Cet outil Pleo - c'est fantastique ! Ça règle tout."
Fini les employés qui avancent les frais !
Rappelez-vous ce délai d'attente d'au moins une semaine pour être remboursé ? Avec Pleo, désormais tout se fait en un clic. Avec près de 3 000 transactions traitées par an via Pleo, vous et votre équipe avez économisé énormément de temps, qui peut maintenant être consacré à des tâches plus importantes. En ajoutant vos cartes bancaires personnelles à l'application, vous êtes désormais remboursés immédiatement.