Et udgiftsbilag er papirarbejde, der holder styr på købe foretaget med virksomhedens penge.

Denne gratis og simple skabelon sparer dit team for en hel del arbejde, når det kommer til at indsende udgiftsbilag. Den angiver præcist, hvad der er nødvendigt for at sikre, at dit team bliver betalt til tiden, og den giver dit økonomiteam overblik over alt det, de skal vide, for at godkende betalingen så hurtigt som muligt.

Sådan bruger du skabelonen til udgiftsbilag

Den færdiglavede skabelon til udgiftsbilag er nem at bruge. For at undgå forsinkelser i betalingen skal du sørge for at udfylde udgiftsbilag så detaljeret som muligt. Her er en komplet gennemgang af, hvordan du indsender en udgift ved hjælp af denne skabelon:

• Udfyld alle påkrævede oplysninger om virksomheden og medarbejderen, herunder navn, adresse, afdeling, CVR-nummer.
• Vælg tilbagebetalingstype fra dropdown-listen (du kan vælge mellem kontantbetaling eller bankoverførsel).
• Udfyld de påkrævede kontooplysninger, herunder kontoejer, registreringsnummer, kontonummer og banknavn.
• Indtast datoen for købet og forhandlerens komplette navn.
• Vælg en beskrivelse af udgiften fra dropdown-listen, for eksempel: "Indkvartering", "Markedsføring" eller "Mad og drikke".
• Vedhæft en elektronisk udgave af kvitteringen via "kvittering"-kolonnen. Upload herefter filen fra din computer.
• Angiv det udgiftens fulde beløb og sørg for at opdele udgifterne, hvis du indsender flere.

Sådan skal dit udgiftsbilag se ud

Udgifter kommer i alle former og størrelser – det kan være alt fra en kop kaffe i løbet af et kundemøde til en dyr flyrejse til hovedkontoret. På trods af udgifternes alsidighed er denne skabelon til udgiftsrapporter en one-size-fits-all-løsning til de mest almindelige virksomhedsudgifter.

For at fremskynde processen for tilbagebetalinger og sætte et smil på økonomiteamets læber skal et udgiftsbilag opfylde disse krav:

• Den skal både indeholde oplysninger om virksomheden og medarbejderen, der gør krav på udgiften.
• Den skal være tilgængelig for alle via computer eller mobil, hvilket især er vigtigt for at gøre det nemmere at tilføje ændringer i sidste øjeblik.
• Den skal indeholde så mange detaljer som muligt for de enkelte udlæg, herunder kategori, dato og kvittering.
• Den skal være mulig at skræddersy til virksomhedens politikker, branding og de mest anvendte udgiftstyper.
• Den skal være nem at bruge. Et godt udgiftsbilag bør fremhæve alt det, der er nødvendigt for at blive betalt til tiden, men også det, der skal til for, at økonomiafdelingen slipper for at jagte medarbejdere for manglende kvitteringer.

Fordelene ved at centralisere virksomhedens udgifter med skabeloner til udgiftsbilag

Udgifterne løber hurtigt op, især for teams, der hurtigt vokser. Ved at samle alle dine medarbejderes udgifter ét sted kan du bedre visualisere hvad (og hvor meget) din virksomhed bruger.

Større økonomisk kontrol

Når det kommer til månedsluk, har økonomiteams ofte meget på deres skriveborde. Med løse kvitteringer og uforklarlige køb kan tingene hurtigt komme ud af kontrol. Udgiftsrapporter giver et tydeligt overblik over, hvad de forskellige teams i virksomheden bruger, hvilket giver økonomiteamet komplet økonomisk kontrol.

Strømlinet tilbagebetalingsproces

Hvis dit økonomiteam har mulighed for at spore og rapportere udgifter, kan de bevare den fulde kontrol med og overblik over virksomhedens forbrug, og dit team kan blive tilbagebetalt for private udlæg uden lange ventetider (og med det rigtige beløb). En færdiglavet udgiftsskabelon gør det vanskeligt at lave fejl, hvilket fremskynder hele tilbagebetalingsprocessen, fra udgiften rapporteres, til medarbejderen bliver tilbagebetalt.

Overlad virksomhedens udgifter til Pleo

Tro det eller ej, der findes en (endnu) lettere måde at håndtere dine virksomhedsudgifter på. Det kan godt være, at skabeloner kan få dig fra A til B, men Pleo kan få dig derhen meget hurtigere, uden at gå på kompromis med overblik og kontrol i økonomiteamet.

Digital registrering af kvitteringer fjerner manuelle, administrative opgaver

En af de sværeste ting ved manuel udgiftsrapportering er at holde styr på kvitteringer. Men med Pleo-appen har det aldrig været nemmere – bare tag et billede af din kvittering.

Hvert køb kategoriseres korrekt for øjnene af dig

Pleos system til udgiftshåndtering kategoriserer alle køb, hvilket gør det nemt for økonomiteamet at holde styr på udgifter i realtid.

Spar tid, penge og en hel masse arbejde på hver udgift

Menneskelige fejl og forsinkelser gør det svært at stole på manuelle udgiftsrapporter. Og når du skal rette selv simple fejl, bliver du slået flere skridt tilbage. Med Pleos automatiserede udgiftsrapportering kan du hurtigt indhente den tabte tid igen.