Använda Pleo – Podimo
Så hjälpte Pleo till att spara en veckas utgiftshantering åt Podimo
Utmaningen
Säg hej till Podimo – en premiumprenumerationstjänst för ljudunderhållning som erbjuder originella och exklusiva podcaster och en fantastisk samling ljudböcker. I dag består teamet av 250 användare som är utspridda runt om i världen.
Podimo grundades i Köpenhamn 2019 och har använt Pleo i flera år. Pleo implementerades tidigt i verksamheten och har varit en nyckelspelare när det gäller att etablera processer för tjänsteresor och utlägg. När företaget växte var hanteringen av varje bolags utgifter något som verksamheten fick kämpa med, särskilt eftersom ekonomiavdelningen då bara bestod av två personer.
Manuell och krånglig utläggsprocess
Ett så globalt team har många skäl att resa. Men efter varje resa behövde en utgiftsrapport fyllas i som underlag för tjänsteresan. Det krävde minst en kvart för Martins team att hantera, bearbeta och rapportera varje utgiftsrapport.
Frånskilda processer mellan bolagen
När Podimo fortsatte att expandera till nya marknader blev det en omöjlig uppgift att hantera alla utgifter. Det var svårt att kontrollera alla inloggningsuppgifter till banker och se till att allt fanns på plats för varje bolag.
Inga företagskort för reseutgifter
Det tog inte bara mycket av ekonomiavdelningens tid att hantera manuella utlägg. Medarbetarna fick också vänta minst en vecka på att få tillbaka pengarna. Podimo visste att de behövde hitta en pålitlig leverantör av företagskort för medarbetarna att använda på tjänsteresor.
Lösningen
En utgiftslösning som samlar alla utgifter på ett ställe, oavsett var bolaget är verksamt.
"När vi öppnade ett nytt bolag samtidigt som vi använde Pleo, gick processen mycket smidigare eftersom vår lokala chef inte behövde lämna in utgiftsrapporter som krävde att [ekonomiavdelningen] hanterade och bearbetade dem och så vidare."
Resultat
Som ekonomichef för ett växande företag som verkar i flera länder har Martin bättre saker för sig än att attestera reseräkningar och logga in och ut på varje bolags bankkonton för att få en helhetsbild av Podimos utgifter. Pleo har inte bara frigjort värdefull tid och effektiviserat utläggsutbetalningarna. Vår lösning har också lett till högre produktivitet i hans team.
Ökad kontroll och insyn i bolagen
Med Pleos funktion för koncernhantering har Martin nu fullständig överblick över de totala utgifterna i koncernen. Utan att behöva logga in och ut från olika redovisningsområden i ERP-systemet och använda olika verktyg, är allt nu samlat på ett ställe. Dessutom kan han använda sig av Pleos kontrollverktyg för alla bolag samt inom team som sträcker sig över flera bolag.
Högre produktivitet
Efter att ha implementerat Pleo såg Martin genast en ökning av produktiviteten. Både ekonomiavdelningen och andra team på företaget sparade tid på att inte längre behöva lägga tid på att fylla i utgiftsrapporter. Han har till och med fått direkt feedback: 'Du! Det där Pleo-verktyget – det är fantastiskt! Det löser allting.'
Snabb utbetalning av utlägg
Väntetiden för att få utlägg utbetalda slipper du helt med Pleo. Martin och hans team bearbetar nästan 3 000 transaktioner varje år, och sedan de började hantera dem i Pleo har de sparat massor av tid som nu kan ägnas åt viktigare uppgifter. Genom att lägga till sina personliga bankuppgifter i appen blir medarbetarnas utlägg dessutom utbetalda direkt.