Använda Pleo – Koto
Så minskade Koto antalet personer som var involverade i utläggsprocessen från sex till en
Utmaningen
Låt oss presenterarKoto Studio – ett varumärkeskonsultföretag som jobbar för att ge liv åt företags vision och uppdrag, genom ord och design. Teamet består av över 100 personer. Främst designers, kreatörer och strateger.
Koto grundades 2014 och har använt Pleo nästan sedan dag ett. Lösningen implementerades tidigt i verksamheten och Pleo har varit en nyckelspelare när det kommer till att etablera processer för redovisning av utgifter. Det var något som varumärkesstudion hade svårt med i början, särskilt när det bara var Caroline som höll ställningarna.
Borttappade kvitton i slutet av månaden
Innan Pleo såg Carolines liv på jobbet ut ungefär så här: ännu ett månadsskifte, och med det kom ett gäng borttappade kvitton att redovisa. De få kvitton som faktiskt klarade sig till månadens slut var skrynkliga och låg i högar på hennes skrivbord, tillsammans med en slarvig kommentar som motiverade köpet. Sammantaget saknades ungefär 50 % av alla kvitton.
Otydlighet kring vad teamet fick köpa
I takt med att Kotos team växte blev det allt svårare att hantera teamets utgifter. Det fanns ingen struktur kring processen och människor spenderade slumpmässigt och upplevde ofta obehag och skuld över att köpa saker de behövde för att kunna sköta sitt jobb.
En rörig utgiftsprocess för alla inblandade
Caroline ägnade timmar åt att arbeta igenom högar av pappersarbete som skulle bearbetas och överlämnas till ekonomiavdelningen för att se till att allt redovisades och arkiverades korrekt. Det var sällan som all nödvändig information matades in, vilket resulterade i oändligt jagande.
Lösningen
En helhetslösning som fångar upp alla företagets utgifter i en process och ger ekonomiavdelningen värdefulla insikter och översikt över tidigare och potentiella framtida kostnader.
"Innan vi började använda Pleo var upp till sex personer inblandade i hanteringen av ett enda utlägg. En person attesterade, en annan jagade information och en tredje betalade ut pengarna. Så funkar det inte längre. Nu har vi bara två personer inblandade: användaren och någon på ekonomiavdelningen som bokför utlägget. Det tar bara en dag, för en person, per vecka, att hantera alla utgifter. Tidigare var den sammanlagda tiden för sex personer minst det dubbla."
Resultat
Som COO för en expanderande varumärkesstudio som verkar i olika länder är det självklart att Caroline har viktigare saker för sig än att hantera utgifter. Pleo har inte bara frigjort värdefull tid. Lösningen har också underlättat för medarbetarna och identifierat nya sparmöjligheter.
Bättre kontroll och insyn
Pleo gav Koto bättre kontroll över företagets utgifter, från att sätta individuella köpgränser, till möjligheten att frysa ett kort och följa utgifter i realtid. Den nya kontrollnivån innebär förbättrad insyn i utgifterna. Det gör att Koto-teamet kan fatta snabba, datadrivna och strategiska beslut.
Mer strategiskt tänkande
Innan Pleo ägnade Caroline en för stor del av sin dag åt att jaga kvitton. I dag slipper hon det helt. Nu har teamen all information de behöver för att genomföra en betalning, och ekonomiavdelningen kan hantera köpen med vetskapen att alla uppgifter finns på plats. I stället jobbar Caroline nu mer med strategiskt arbete som har en större inverkan på verksamheten.
Frihet under ansvar åt medarbetarna
Pleo hjälper Koto att ge användare i hela verksamheten möjlighet att snabbt köpa vad de behöver i jobbet utan långdragna processer. Pleo ger dem frihet under ansvar och låter medarbetarna slippa onödiga omvägar för enkla inköp.