Använda Pleo – Humaans
Så hjälpte Pleo till att halvera Humaans administration i slutet av månaden
Utmaningen
Humans är en HRIS-mjukvara som grundades 2020. Målet är att göra det så smidigt som möjligt att hantera medarbetare. Teamet är baserat både i London och på distans, vilket ger en intressant dynamik i utgifterna. Med medarbetare som spenderar pengar i alla världens hörn kan det vara svårt att hålla koll på vart pengarna tar vägen – särskilt när man räknar in kvartalsvisa företagsträffar som kräver betydande utgifter för resor och boende.
Innan Robbie Osborne, Ekonomiavdelningchef på Humaans, började använda Pleo blev han frustrerad över följande utmaningar:
Bristande frihet att spendera när det behövdes
Det var helt enkelt inte effektivt att behöva be VD:n om hennes kort varje gång någon behövde köpa något i jobbet – oavsett om det handlade om att en kaffe eller prenumeration på ett nytt verktyg. På samma sätt skapade det problem när användare använde sina privata kort och bokförde köp flera veckor i efterhand.
Svårigheter att få överblick över varje teams utgifter
Med distansarbetare som köper saker regelbundet och chefer som införskaffar olika programvaror till höger och vänster var det svårt att hålla koll på utgifterna. Dessutom var det krångligt att jaga fakturor och kvitton eftersom de låg utspridda i olika personers inkorgar, utan något centralt ställe att lagra och visa dem på.
Avstämningen i slutet av månaden tog en evighet
Innan Pleo lade ekonomiavdelningen på Humaans upp till 20 timmar varje månad på manuell avstämning. Kvitton glömdes ofta bort eller placerades fel (upp till 100 varje månad, faktiskt) vilket förlängde tiden det tog för ekonomiavdelningen att sammanställa siffrorna.
Lösningen
En helhetslösning som fångar upp varje enskild utgift i en och samma process, vilket ger ekonomiavdelningen värdefulla insikter och överblick över tidigare och potentiella framtida kostnader.
"Pleo hjälper oss att behålla den centrala insynen, så att ekonomiavdelningen förstår exakt vad användare lägger pengar på, medan [medarbetarna] har friheten att köpa vad de behöver utan restriktioner och tungrodda processer."
Resultat
Robbie har fullt upp med allt från att se till att folk får betalt i tid till att förse säljteamet med data och hantera kaoset som kommer med ett företag i tillväxtfas. Det sista han behöver är att lägga onödig tid på att hantera utgifter och gå igenom rapporter. Pleo automatiserar tidskrävande processer så att Robbie kan ägna mer tid åt att se till att ekonomiavdelningen är så effektiv som möjligt.
Stressfritt månadsbokslut
För Humaans har digitaliseringen av tråkiga ekonomiska processer minskat den tid de lägger på manuell avstämning till mindre än 6 timmar varje månad. Det ekonomiska värdet av tidsbesparingen är värd vartenda öre av kostnaden för att använda Pleo.
Trendspaning
Data är nyckeln för organisationer, men de är bara så bra som de beslut dina data hjälper dig att ta. Pleo ger viktiga insikter för ekonomiavdelningen på Humaans och hjälper dem att identifiera trender och vidta åtgärder, oavsett om det innebär att öka eller minska utgifterna inom vissa områden.
Frihet under ansvar åt medarbetarna
Pleo hjälper Humaans att ge medarbetare inom hela organisationen möjlighet att snabbt och effektivt köpa vad de behöver, samtidigt som de behåller kontrollen centralt. I stället för att samla på sig hundratals egna utlägg och behöva vänta på utbetalning ger Pleo medarbetarna friheten att spendera när de behöver.
Mer ansvar
Eftersom företaget visar förtroende i medarbetarna genom att dela ut Pleo-kort, känner de ansvar att ta rätt beslut. Medarbetarna vill inte slösa i onödan när de vet att de måste lämna in ett kvitto, ange en kategori, en tagg och en kommentar för att visa bakgrunden till utgiften.
Inga fler uteblivna betalningar
Tack vare Pleo Faktura har Humaans kunnat förhindra scenarier där leverantörsbetalningar missas. Genom Pleos realtidsuppföljning kan de se statusen för varje faktura och schemalägga betalningar när det passar dem.