Wij begrijpen het als geen ander: je hebt wel iets beters te doen dan facturen beheren en verwerken. Je kunt dit proces gelukkig aanzien versnellen door een herbruikbaar factuursjabloon te gebruiken.

Speciaal voor jou

Elk sjabloon kan worden aangepast aan jouw behoeften en die van je bedrijf.

Professionele opmaak

Elk sjabloon bevat de elementen die jouw factuur nodig heeft.

Internationaal factureren

Onze sjablonen werken met meerdere valuta's voor jouw klanten in het buitenland. Je hoeft valuta dus niet meer handmatig om te rekenen.

Alles wat je moet weten over het maken van een factuur

Om betalingsvertragingen te voorkomen, is het cruciaal om het aanvraagformulier voor de factuur zo gedetailleerd mogelijk in te vullen. Wij helpen je graag om dit proces te optimaliseren.

1. Maak de informatie compleet

Begin met het toevoegen van alle informatie over je bedrijf en contactgegevens, inclusief de datum, het bedrijfsadres en het factuurnummer. Doe vervolgens hetzelfde voor de gegevens van je klant, waaronder: naam, bedrijfsadres, stad, land en btw-identificatienummer.

2. Waar betalen ze voor?

Geef een duidelijke beschrijving van het werk dat je factureert. Denk daarbij aan uitgiftedatum, btw-nummer, btw-registratie en het overeengekomen tarief - of dat nu een uurtarief of een projecttarief is. Vergeet niet het unieke factuurnummer toe te voegen om de betaling te kunnen volgen. Heb je een beleid voor te late betalingen? Vermeld dan ook het percentage dat in rekening wordt gebracht voor te late of mislukte betalingen.

3. Laat Sheets het rekenwerk voor je doen

Je kunt je factureerbare diensten specificeren en ons sjabloon berekent de totalen, inclusief kosten en hoeveelheden. Zowel jij als je klant zien daardoor een duidelijke uitsplitsing van de kosten en komen niet voor verrassingen te staan.

4. Het is betaaldag!

Markeer duidelijk je bankgegevens (rekeningnummer en bankcode) waar je het laatste saldo wilt ontvangen. Voeg als laatste een referentie toe aan de betaling, zodat deze naadloos overeenkomt met de factuur.

Best practices voor het schrijven van factuuromschrijvingen

Of je nu freelancer bent, een eigen bureau hebt of een bedrijf runt met kantoren over de hele wereld; je verstuurt vrijwel zelker facturen naar je klanten. Om op tijd betaald te krijgen, is het cruciaal dat je je facturen van de juiste informatie en het juiste bedrag voorziet.

• Schrijf elk detail op dat bij het verleende werk hoort en vermijd vage beschrijvingen.
• Geef een gedetailleerd overzicht van de prijsopbouw en specificeer jouw diensten of producten. Vul vervolgens je uurtarief (of projecttarief) in en de datum waarop elk onderdeel is voltooid.
• Voeg de gemaakte afspraken, inclusief je beleid voor late of gemiste betalingen, toe aan het einde van de factuur. Hierdoor ben je gedekt in geval van betalingsproblemen.

Jouw checklist voor je je factuur verstuurt

Facturatie is een hele uitdaging, vooral als je meerdere facturen moet verwerken. Met behulp van deze checklist verloopt jouw factureringsproces soepeler dan ooit.

1. Download een van Pleo's voorbeeldsjablonen voor facturen
2. Voeg de gegevens van je bedrijf toe, inclusief naam, adres en contactgegevens
3. Doe vervolgens hetzelfde voor de gegevens van je klant. Psst! Vergeet niet om de factuur te adresseren aan de juiste contactpersoon
4. Vermeld het unieke factuurnummer zodat je het eenvoudig kunt beheren, bijhouden en hier later aan kunt refereren.
5. Vul de lijst in met verleende diensten en neem zoveel mogelijk details op, zoals het subtotaalbedrag per item en het aantal uren/dagen dat je aan het project hebt besteed.
6. Vermeld je betalingsvoorwaarden, inclusief de voorkeursmethode voor overschrijven en een beleid voor te late betaling bij ontbrekende of mislukte transacties
7. Vermeld duidelijk de vervaldatum van de betaling
8. Controleer de berekeningen en noteer de kosten voor je klant
9. En je bent klaar!

Automatiseer je factuurbeheer eenvoudig met Pleo

Hoewel Google-sjablonen ideaal zijn om je facturen te professionaliseren, is er een nog betere manier om je factuurbeheer van begin tot eind te automatiseren: Pleo Invoices.

Bespaar tijd en voorkom fouten door al je facturen op één plek te verwerken, goed te keuren en te betalen.

Meer controle, meer zichtbaarheid

Met Pleo Invoices stroomlijn en automatiseer je de goedkeuringsstroom binnen je bedrijf. Dankzij real-time tracking heb je inzicht in de status van elke factuurbetaling.

Automatiseer je handmatige gegevensinvoer

Er gaat onnodig veel tijd verloren aan het het handmatig afhandelen van facturen. Laat Pleo het zware werk voor je doen en automatiseer je gegevensinvoer met OCR-technologie.

Veelgestelde vragen

Hoe pas ik het Google Docs-factuursjabloon aan op mijn bedrijf?

Je kunt Pleo's aanpasbare factuursjablonen hier downloaden en deze helemaal inrichten zoals je zelf wilt. In het vakje "Details" in het sjabloon kun je het uitgevoerde werk beschrijven, inclusief aantallen, eenheidsprijs, btw-percentage en totale kosten (exclusief btw).

Op welke functies moet je letten in een factuursjabloon voor kleine bedrijven op Google Sheets?

Wil je voorkomen dat facturen te laat of verkeerd worden betaald? Je vergroot de kans op een tijdige betaling aanzienlijk door zowel de debiteur- als crediteurgegevens op je factuur te vermelden. Denk daarbij aan bedrijfsnaam, adres, registratienummer, uitgiftedatum en vervaldatum voor betaling.

Controleer goed of je alle betaalinformatie hebt ingevoerd, inclusief je rekeningnummer, bankcode en referentie.

Wat is het verschil tussen Google Sheets en andere factureringssoftware?

Met Google Sheet-sjablonen vul je in een handomdraai je facturen in, waardoor je nooit meer iets over het hoofd ziet als je een rekening naar een klant stuurt. In het sjabloon kun je je diensten eenvoudig specificeren en worden de kosten en hoeveelheden automatisch voor je berekend. Hierdoor win je een hoop tijd en verklein je het risico op handmatige fouten.