Pleo gebruiken - Podimo
Hoe Podimo dankzij Pleo een week tijd bespaarde op de verwerking van declaraties
De uitdaging
Zeg hallo (of hej) tegen Podimo - een premium abonnement op audio-entertainment met originele en exclusieve podcasts en een geweldige verzameling boeken en luisterboeken. Vandaag de dag bestaat het team uit 250 mensen die op verschillende locaties in heel de wereld werkzaam zijn.
Podimo werd in 2019 opgericht in Kopenhagen en gebruikt Pleo al heel wat jaren. Pleo werd al vroeg in het bedrijf geïmplementeerd en speelde een belangrijke rol bij het vastleggen van processen op het gebied van reizen en uitgaven. Naarmate het bedrijf groeide, werd het uitgavenbeheer van elke entiteit steeds lastiger. Wat hierin meespeelde was dat er in de begindagen van Podimo slechts twee mensen in het financiële team zaten.
Handmatig en onhandig declaratieproces
Met zo'n wereldwijd team wordt er heel wat gereisd. Na elke reis moest een spreadsheet worden ingevuld voor de reiskostendeclaratie. Het team van Martin was per declaratieformulier al gauw een kwartier kwijt aan het beheren, verwerken en boeken hiervan.
Ontkoppelde processen tussen entiteiten
Met de uitbreiding naar nieuwe markten en het openen van nieuwe entiteiten, werd het voor Podimo steeds lastiger om alle uitgaven te beheren. Ook het faciliteren van de juiste controles en het beheren van inloggegevens van verschillende entiteiten, leverde de nodige uitdagingen op.
Geen zakelijke betaalkaarten voor reiskosten
Het kostte het financiële team veel tijd om handmatige declaraties te verwerken. Ook moesten werknemers minstens een week op uitbetaling wachten. Podimo wist dat ze een zakelijke betaalkaart nodig hadden die werknemers helpt hun zakelijke reizen vlotter te laten verlopen.
De oplossing
Een uitgavenoplossing die elke uitgave vastlegt in één platform, ongeacht waar een werknemer naartoe reisde of in welke markt een entiteit actief is.
"Door nieuwe entiteiten te openen en gelijktijdig Pleo te gebruiken, verliep het openen van de entiteit verrassend soepel. Onze lokale manager hoefde bijvoorbeeld geen onkostenrapporten in te dienen die door [het financiële team] moesten worden beheerd en verwerkt."
De resultaten
Als financieel directeur van een multinational, heeft Martin wel wat beters te doen dan reisuitgaven goedkeuren en in- en uitloggen op de bankrekeningen van elke entiteit om overzicht te houden over zijn Podimo-uitgaven. Pleo helpt hem niet alleen om kostbare tijd vrij te spelen en declaraties sneller uit te betalen, maar leidt ook meer productiviteit binnen zijn team.
Meer controle en zichtbaarheid van entiteiten
Met behulp van de multi-entity-functie van Pleo heeft Martin nu maximale controle over al zijn bedrijfsuitgaven. Hij hoeft niet meer in en uit te loggen bij verschillende boekhoud- en ERP-systemen, maar kan alles op één plek terugvinden. En dan hebben we het nog niet eens over het instellen van Pleo's uitgavenbeheer voor alle entiteiten en het uitgavenbeheer binnen multi-entity-teams.
Hogere productiviteit
Na de implementatie van Pleo zag Martin meteen een toename in productiviteit. Zowel het financiële team als andere teams binnen het bedrijf, hoefden geen tijd meer te besteden aan het invullen van declaratiespreadsheets. Hij ontvingt zelfs directe feedback: "Die Pleo-tool is fantastisch. Het lost gewoon alles op."
Geen werknemers meer met uitgaven uit eigen zak
Weet je nog dat je minimaal een week moest wachten op de uitbetaling van declaraties? Met Pleo is er nu maar één druk op de knop nodig. Met bijna 3.000 transacties die per jaar via Pleo worden verwerkt, bespaarden Martin en zijn team zeeën van tijd die nu aan belangrijkere taken kan worden besteed. Door hun persoonlijke bankpassen aan de app toe te voegen, worden werknemers nu direct terugbetaald.