Utiliser Pleo - Koto
Comment Koto a réduit le nombre d'employés impliqués dans son processus de dépenses de six à deux
Le défi
Voici, Koto Studio - un cabinet de conseil en marques qui travaille à donner vie à la vision et à la mission d'une entreprise, à travers les mots et le design. L'équipe est composée de plus de 100 personnes, principalement des designers, des créatifs et des stratèges.
Créée en 2014, Koto est avec Pleo depuis pratiquement ses débuts. Intégré tôt dans l'entreprise, Pleo a joué un rôle crucial dans l'établissement de processus en ce qui concerne les dépenses et la comptabilisation des frais, un défi auquel le studio de création a dû faire face dès le départ, surtout lorsque Caroline était seule à gérer les affaires.
Reçus perdus à la fin du mois
Avant Pleo, la vie professionnelle de Caroline ressemblait beaucoup à ceci : la fin du mois arrivait à nouveau, et avec elle la montagne de reçus perdus à justifier. Les rares reçus qui arrivaient jusqu'à la fin du mois étaient froissés et entassés sur son bureau, avec une note griffonnée justifiant l'achat. Le tout se traduisant par environ 50 % de reçus manquants.
Un manque de clarté sur ce que l'équipe pourrait acheter
Alors que l'équipe de Koto s'agrandissait, il devenait de plus en plus difficile de gérer les dépenses de l'équipe, surtout en ce qui concerne les achats nécessaires pour réaliser leur travail de manière optimale. Le processus manquait de rigueur et les membres de l'équipe dépensaient de façon aléatoire, parfois en se sentant mal à l'aise et coupables pour avoir acheté ce dont ils avaient besoin.
Un processus de dépenses désorganisé pour tout le monde concerné
Caroline passait des heures à travailler sur des tas de documents qu'il fallait traiter et remettre à l'équipe financière pour s'assurer que tout était bien pris en compte et correctement classé. Il était rare que toutes les informations requises soient saisies, ce qui entraînait des recherches interminables.
La solution
Une plateforme tout-en-un qui enregistre toutes les dépenses de l'entreprise dans un seul processus, offrant à l'équipe financière des informations précieuses et une visibilité sur les coûts passés et futurs potentiels.
"Avant d'utiliser Pleo, jusqu'à six personnes étaient impliquées dans le traitement d'une seule dépense. Une personne approuvait, une autre recherchait les données et quelqu'un remboursait l'argent. Tout cela a été complètement rationalisé. Désormais, nous n'avons que deux personnes impliquées : l'utilisateur et quelqu'un au service financier qui en assure le suivi. Le traitement de toutes les dépenses ne prend qu'un jour, pour une personne, par semaine. Alors qu'auparavant, les heures cumulées sur six personnes étaient au moins deux fois plus élevées."
Les résultats
En tant que directrice des opérations d'un studio de marque en expansion couvrant plusieurs pays, il va de soi que Caroline a des préoccupations plus importantes que l'approbation des dépenses fastidieuses. Pleo a non seulement contribué à libérer du temps précieux, mais a également renforcé son équipe tout en identifiant des opportunités d'économies au sein de l'entreprise pour changer les choses.
Bénéficier d'un meilleur contrôle et d'une meilleure visibilité
Pleo a donné à Koto un meilleur contrôle sur les dépenses professionnelles : de la fixation de limites de dépenses individuelles à la possibilité de bloquer une carte à tout moment, en passant par le suivi des dépenses en temps réel. Ce niveau de contrôle signifie une visibilité améliorée des dépenses dans leur ensemble. Il permet à l'équipe de Koto de prendre des décisions rapides, basées sur les données et stratégiques.
Plus de réflexion stratégique
Avant Pleo, Caroline passait beaucoup trop de temps à courir après des dépenses fastidieuses. Mais aujourd'hui, elle a été complètement libérée de ces contraintes. Désormais, les équipes disposent de toutes les informations nécessaires pour effectuer des paiements, et le service financier peut les traiter en ayant l'assurance que tous les détails ont été pris en compte. À présent, Caroline participe à des conversations plus stratégiques qui ont un impact plus important sur l'entreprise.
Responsabilisation des employés
Pleo aide Koto à donner du pouvoir aux employés à travers l'entreprise pour effectuer rapidement les paiements dont ils ont besoin, sans avoir à se soucier des processus d'approbation fastidieux. Pleo leur donne la responsabilité d'acheter ce dont ils ont besoin pour faire leur travail, sans avoir à sauter à travers des obstacles pour obtenir ce dont ils ont besoin pour réaliser leur meilleur travail.