Usando Pleo - Podimo
Cómo Pleo ayudó a Podimo a ahorrar una semana entera procesando reembolsos
El reto
Di hola (o hej) a Podimo: un servicio de suscripción de entretenimiento de audio premium que ofrece podcasts originales y exclusivos y una sorprendente colección de audiolibros. En la actualidad, su equipo está formado por 250 personas en varias ubicaciones alrededor del mundo.
Fundada en Copenhague en 2019, Podimo lleva muchos años utilizando Pleo. Pleo se empezó a usar muy pronto en la empresa y ha sido clave para establecer procesos en lo que respecta a viajes y gastos. Además, a medida que la empresa crecía, la empresa tenía problemas con la gestión de los gastos de cada entidad, sobre todo cuando sólo había dos personas en el equipo financiero.
Proceso de reembolso manual y agotador
Con un equipo tan global, sobran motivos para que la gente viaje. Pero después de cada viaje, se encontraban con la desalentadora hoja de cálculo que era necesario completar para los reembolsos de gastos de viaje. Esto requería a Martin y su equipo un cuarto de hora para gestionar, procesar y registrar cada hoja de reembolso.
Procesos desconectados entre entidades
A medida que Podimo continuaba expandiéndose en nuevos mercados y abriendo nuevas entidades, gestionar todos los gastos se volvía una tarea más complicada. Por no hablar de asegurarse de que se aplicaran los controles adecuados y se iniciara sesión en las cuentas de cada entidad bancaria.
Sin tarjetas de empresa para gastos de viaje
No solo llevaba mucho tiempo al equipo financiero procesar las hojas de reembolso manuales, sino que los empleados tuvieron que esperar al menos una semana para recibir el dinero de vuelta en sus bolsillos. Podimo sabía que necesitaba encontrar un proveedor de tarjetas de empresa confiable que los empleados pudieran usar para que sus viajes de negocios fluyeran.
La solución
Una solución de gastos que registra cada gasto en una sola plataforma, sin importar dónde viaje un empleado o en qué mercado opera una entidad.
"Abrir una nueva entidad al mismo tiempo que usas Pleo, hace que sea mucho más fluido porque nuestro director local no tiene que presentar notas de gastos que requieren que el equipo financiero las gestione, procese y de más."
Los resultados
Como director financiero de una empresa en crecimiento presente en varios países, no hace falta decir que Martin tiene cosas mejores que hacer que aprobar gastos de viaje y entrar y salir de las cuentas bancarias de cada entidad para obtener una visión global de los gastos de Podimo. Pleo no sólo le ha ayudado a liberar un tiempo muy útil y a conseguir reembolsos más rápidos para sus empleados, sino que también ha aumentado la productividad de su equipo.
Mejor control y visibilidad de las entidades
Gracias a la función de multientidad de Pleo, Martin tiene ahora una visión completa y un mejor control del gasto total en toda la empresa. Ya no tiene que que entrar y salir de diferentes ámbitos contables de su sistema ERP ni tener que iniciar sesión en diferentes herramientas. Ahora puede verlo todo en un solo lugar. Y además, puede definir controles de gastos para todas las entidades, así como dentro de los equipos de multientidad, utilizando Pleo.
Mayor productividad
Tras empezar a usar Pleo, Martin vio un aumento inmediato en la productividad, tanto en el equipo financiero como en otros equipos de la empresa. Y es que ya no tenían que dedicar tiempo a rellenar hojas de cálculo para recibir un reembolso. Incluso ha recibido feedback muy positivo: "¡Oye! Esa herramienta de Pleo, ¡es fantástica! Lo soluciona todo."
Se acabó adelantar dinero de su bolsillo
¿Recuerdas esa eterna semana (como mínimo) para recibir los reembolsos? Con Pleo, ahora solo hace falta pulsar un botón. Con casi 3.000 transacciones procesadas al año a través de Pleo, Martin y su equipo se han ahorrado mucho tiempo, que ahora pueden dedicar a tareas mucho más importantes. Y al añadir sus tarjetas bancarias personales a la aplicación, los empleados reciben los reembolsos de inmediato.
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