Usando Pleo - Humaans
Cómo Pleo ayudó a Humaans a reducir a más de la mitad sus tareas administrativas a final de mes
El reto
Humans, una empresa de software HRIS (gestión de RRHH) fundada en 2020, tiene la misión de hacer que la gestión de los recursos humanos sea lo más fluida posible. Su equipo trabaja desde Londres y también en remoto, lo que supone un reto interesante por lo que a gastos respecta. Con personas que compran a lo largo y ancho del planeta, controlar a dónde va el dinero se vuelve complicado (sobre todo si tenemos en cuenta los eventos de equipo cada trimestre y los gastos en viajes y alojamiento que implican).
Con un equipo financiero tan reducido, muchos de los desafíos surgieron en el momento de completar una tarea manual. Y eso creaba un sistema muy poco eficiente. Antes de empezar a usar Pleo, Robbie Osborne, Jefe de Finanzas en Humaans, estaba cada vez más preocupado por estos retos:
Falta de libertad para gastar
Tener que pedir la tarjeta al CEO cada vez que alguien necesitara comprar algo para el trabajo (ya sea para tomar un café o suscribirse a una nueva herramienta) simplemente no era eficiente. Además, las personas que utilizaban su tarjeta personal y luego solicitaban el reembolso semanas después, también eran otro quebradero de cabeza.
Dificultad para obtener visibilidad sobre el coste de cada equipo
Con trabajadores e remoto que gastan regularmente (y a veces de forma imprudente) y directivos que pagan diferentes software a diestra y siniestra, mantener un control sobre los gastos era complicado. Además, perseguir facturas y recibos era agotador ya que estaban repartidos en las bandejas de entrada de diferentes personas, sin un lugar central para almacenarlos y visualizarlos.
La interminable conciliación de final de mes
Antes de Pleo, el equipo financiero en Humaans dedicaba hasta 20 horas cada mes en la conciliación manual de gastos. Y como nadie es perfecto, muchas veces los recibos se olvidaban o perdían (hasta 100 cada mes, de hecho), alargando el tiempo que llevaba al equipo financiero recopilar todos los datos.
La solución
Una plataforma todo en uno que gestiona cada gasto en un solo proceso, proporcionando al equipo financiero información útil y visibilidad sobre los gastos pasados y futuros.
"Pleo nos ayuda a mantener siempre la visibilidad para que el equipo de finanzas pueda entender exactamente en qué gasta la gente, mientras que [los empleados] tienen la libertad de hacerlo sin restricciones y procesos interminables."
Los resultados
Asegurarse de que su equipo cobra a tiempo, proporcionar datos sobre ventas, hacer malabarismos con el caos que supone ampliar una empresa... Robbie tiene muchos frentes abiertos. Lo último que necesita es pasar tiempo innecesario gestionando gastos y revisando hojas de cálculo. Pleo trabaja para automatizar estos procesos que consumen tanto tiempo, ahorrándole tiempo a Robbie y asegurando que el equipo financiero sea lo más eficiente posible.
Tendrás todo listo a final de mes
Para Humaans, la digitalización de los agotadores procesos financieros ha reducido el tiempo que pasan en la conciliación manual a menos de 6 horas al mes. El valor económico de este ahorro de tiempo merece cada céntimo invertido en usar Pleo.
Identificar tendencias
Los datos y la información son claves para las empresas, pero lo realmente importante son las decisiones que ayudan a tomar. Pleo presenta las principales conclusiones del gasto al equipo financiero de Humaans, ayudándoles a identificar tendencias y tomar decisiones importantes. Desde aumentar el gasto hasta limitarlo en áreas específicas.
Un equipo empoderado
Pleo permite a todo el equipo de Humaans realizar los pagos que necesitan de manera rápida y eficiente, manteniendo un control centralizado. En lugar de acumular cientos de gastos en efectivo y tener que esperar a ser reembolsados, Pleo permite que los empleados gasten cuando lo necesiten.
Mayor responsabilidad
Gracias a la confianza que la empresa deposita en los empleados al darles una tarjeta Pleo, estos se sienten más responsables. Esto hace que los empleados sean más reacios a gastar de forma frívola o poco profesional, sabiendo que tienen que presentar un recibo, una categoría, una etiqueta y una nota para dar el contexto necesario.
Se acabaron los impagos
Gracias a Pleo Facturas, Humaans ha podido eliminar esos casos excepcionales en los que se pasa por alto el pago a un proveedor y corren el riesgo de quedarse definitivamente sin suministro. Gracias al seguimiento en tiempo real significa pueden ver el estado de cada factura y programar los pagos cuando más les convenga.
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