Sie haben Besseres und Wichtigeres zu tun, als zu viel Zeit mit Verwaltungsarbeit zu verbringen. Gut also, dass wir Ihnen unter die Arme greifen können. Unsere Rechnungsvorlage ist individuell anpassbar und kann immer wieder verwendet werden.

Für Sie gemacht

Jede Vorlage kann an Ihre Bedürfnisse und die Ihres Unternehmens angepasst werden.

Professionelle Formatierung

Unsere Vorlage enthält alle wichtigen Elemente, die eine Rechnung GoBD-konform machen.

Internationale Rechnungsstellung

Unsere Vorlage funktioniert mit verschiedenen Währungen – ganz ohne manuelle Währungsumrechnung.

Alles, was Sie über unsere Rechnungsvorlage wissen müssen

Um Zahlungsverzögerungen zu vermeiden, ist es entscheidend, die Rechnungsvorlage so detailliert wie möglich auszufüllen.

1. Füllen Sie die Leerfelder aus.

Beginnen Sie damit, alle Informationen über Ihr Unternehmen und Ihre Kontaktdaten hinzuzufügen, einschließlich des Datums, Ihrer Unternehmensadresse und der Rechnungsnummer. Gehen Sie dann genauso vor und fügen Sie die Details des Rechnungsempfängers hinzu, darunter: Name, Unternehmensadresse, Ort, Land und MwSt.-ID.

2. Wofür zahlen sie?

Vergessen Sie nicht, eine klare Beschreibung der Arbeit, für die Sie eine Rechnung ausstellen, das Ausstellungsdatum, die MwSt., Ihre Handelsregisternummer und die vereinbarte Gebühr (Stunden- oder Projektgebühr) anzugeben. Denken Sie außerdem daran, eine eindeutige Rechnungsnummer anzugeben, damit Sie die Zahlung nachverfolgen können. Gibt es eine Richtlinie für Mahngebühren? Geben Sie den Prozentsatz an, der für verspätete oder nicht erfolgte Zahlungen berechnet wird.

3. Lassen Sie G-Sheets für Sie rechnen.

Sie können Ihre verrechenbaren Leistungen einzeln aufführen und die G-Sheet-Vorlage berechnet für Sie die Gesamtbeträge inklusive Kostenposition und Mengen. Sowohl Sie als auch die Rechnungsempfänger:innen sehen eine klare Aufschlüsselung der einzelnen Positionen, die keine Fragen offen lässt.

4. Endlich, es ist Zahltag!

Geben Sie Ihre Bankverbindung (Kontonummer und Bankleitzahl) für die Überweisung des Betrags deutlich an. Bitte geben Sie auch einen Verwendungszweck an, damit die Zahlung der Rechnung zugeordnet werden kann.

Bewährte Praktiken zum Verfassen der Rechnungsbeschreibung

Ganz gleich, ob Sie Freiberufler/in, eine Agentur oder ein Unternehmen mit weltweiten Niederlassungen sind, die Wahrscheinlichkeit ist groß, dass Sie Rechnungen verschicken müssen. Um pünktlich (und in der richtigen Höhe) bezahlt zu werden, ist es wichtig, dass Sie Ihre Rechnungen mit allen korrekten Informationen versenden.

• Stellen Sie sicher, dass Sie die in Rechnung gestellten Leistungen detailliert auflisten und verzichten Sie auf vage Beschreibungen.
• Erläutern Sie die Preisaufschlüsselung und führen Sie Ihre Dienstleistungen/Produkte einzeln auf. Geben Sie dann Ihren Stundensatz (oder Projektpreis) und das Datum an, an dem die einzelnen Abschnitte abgeschlossen wurden.
• Fügen Sie Ihre Einverständniserklärung mit den Bedingungen für verspätete oder nicht geleistete Zahlungen gegen Ende der Rechnung ein, um sicherzustellen, dass Sie im Falle von Zahlungsproblemen abgesichert sind.

Bevor Sie auf „Senden“ klicken …

Die Rechnungsstellung erfordert volle Aufmerksamkeit, insbesondere wenn Sie mehrere Rechnungen gleichzeitig bearbeiten müssen. Mit dieser Checkliste können Sie sicherstellen, dass Ihr Rechnungsstellungsprozess so reibungslos wie möglich abläuft.

1. Holen Sie sich Pleos Rechnungsvorlage.
2. Fügen Sie die Informationen zu Ihrem Unternehmen hinzu, einschließlich: Name, Adresse und Kontaktdaten.
3. Tun Sie dasselbe für die/den Rechnungsempfänger:in.
4. Geben Sie die eindeutige Rechnungsnummer an, damit Ihre Rechnung leicht verwaltet, verfolgt und später über den Link wiedergefunden werden kann.
5. Geben Sie eine detaillierte Aufstellung der erbrachten Leistungen an und achten Sie darauf, so viele Details wie möglich hinzuzufügen, einschließlich der Anzahl der für das Projekt aufgewendeten Stunden/Tage und der Zwischensumme für jeden Posten.
6. Geben Sie Ihre Zahlungsbedingungen an, einschließlich der bevorzugten Überweisungsmethode und einer Gebühr für verspätete Zahlungen bei fehlender oder fehlgeschlagener Zahlung.
7. Kennzeichnen Sie das Rechnungsfälligkeitsdatum, um Unklarheiten zu vermeiden.
8. Überprüfen Sie die Berechnungen und kennzeichnen Sie die endgültigen Kosten.
9. Fertig!

Automatisierte Rechnungsverwaltung leicht gemacht mit Pleo

Unsere G-Sheet-Rechnungsvorlage ist ja schon ziemlich professionell … tatsächlich haben wir aber noch ein professionelleres Tool für Sie in petto: Pleo Invoices zur Automatisierung Ihrer Eingangsrechnungen!

Erfassen, verarbeiten, genehmigen, zahlen und verbuchen Sie alle Ihre Rechnungen an einem Ort – das spart Ihnen Zeit, kostspielige Fehler und eine Menge Arbeit.

Mehr Transparenz, mehr Kontrolle

Mit Pleo Invoices können Sie Ihren gesamten automatisierten Genehmigungsprozess von Anfang bis Ende automatisieren und optimieren. Dank der Echtzeitverfolgung können Sie den Status jeder einzelnen Rechnungszahlung einsehen.

Ersetzen Sie manuelle Dateneingabe durch Automatisierung

Zu viel Zeit wird für die manuelle Bearbeitung von Rechnungen aufgewendet. Überlassen Sie Pleo die Arbeit und ersetzen Sie die mühsame Handarbeit durch OCR-Technologie und automatisierte Datenübertragungen.

Häufig gestellte Fragen

Wie kann ich die G-Sheet-Vorlage an meine geschäftlichen Bedürfnisse anpassen?

Laden Sie eine der anpassbaren Rechnungsvorlagen von Pleo herunter. Im Vorlagenfeld „Details“ können Sie die geleistete Arbeit zusammenfassen, einschließlich: Menge, Stückpreis, MwSt.-Prozentsatz und Gesamtkosten (ohne MwSt.).

Gibt es besondere Merkmale für Rechnungen kleiner Unternehmen?

Ihre Rechnung sollte verschiedene Angaben enthalten, um sicherzustellen, dass Sie pünktlich und ohne Verzögerungen oder Verwirrung bezahlt wird. Zunächst sollten Sie alle Ihre Geschäftsdaten angeben, einschließlich: Unternehmensname, Anschrift, Handelsregisternummer, Ausstellungsdatum (und Fälligkeitsdatum der Zahlung).

Stellen Sie sicher, dass Sie Ihre Zahlungsinformationen einschließlich Ihrer Kontonummer, Bankleitzahl und Referenz hinzufügen.

Was ist der Unterschied zwischen Google Sheets und anderen alternativen Fakturierungsprogrammen?

Mit den Google-Tabellenvorlagen können Sie Rechnungen unkompliziert ausfüllen und sicherstellen, dass nichts auf der Rechnung vergessen wird. Sie können Ihre in Rechnung zu stellenden Leistungen aufschlüsseln und die Tabelle berechnet für Sie automatisch die Gesamtsumme (einschließlich Kosten und Mengen), wodurch das Risiko menschlicher Fehler bei der Berechnung eliminiert wird.