Die Spesenabrechnung erfasst die Kosten, die für Mitarbeiter:innen auf Dienstreisen anfallen.

Diese einfache und kostenlose Vorlage erspart Ihrem Team viel Arbeit bei der Einreichung von Spesenabrechnungen. Sie enthält eine genaue Auflistung der Informationen, die erforderlich sind, damit Ihre Mitarbeiter:innen pünktlich erstattet werden, und gibt Ihrem Finanzteam alle Informationen, die es benötigt, um die Zahlung so schnell wie möglich zu genehmigen.

So verwenden Sie unsere Vorlage für Spesenabrechnungen

Unsere Vorlage ist einfach zu verwenden. Um Verzögerungen bei der Spesenrückerstattung zu vermeiden, sollten Sie das Spesenformular so detailliert wie möglich ausfüllen. Gehen Sie wie folgt vor:

• Tragen Sie alle erforderlichen Unternehmens- und Mitarbeiterdetails ein, einschließlich: Name, Adresse, Abteilung, Steuer-ID.
• Wählen Sie aus dem Drop-down-Menü die Art der Rückerstattung aus (Sie können zwischen einer Barzahlung oder einer Überweisung wählen).
• Geben Sie die erforderlichen Kontodetails an, einschließlich des Kontoinhabers/der Kontoinhaberin, der Bankleitzahl, der Kontonummer und des Banknamens.
• Geben Sie das Datum und den vollständigen Namen des Händlers an, bei dem die Kosten entstanden sind.
• Wählen Sie aus dem Drop-down-Menü die Spesenbeschreibung aus, zum Beispiel: Unterkunft, Marketing oder Essen & Trinken.
• Hängen Sie Ihren digitalen Beleg in der Spalte „Beleg“ an, indem Sie die Datei von Ihrem Computer hochladen und wählen Sie eine passende Spesenbeschreibung aus dem Dropdown-Menü aus, zum Beispiel: Unterkunft, Marketing oder Essen & Trinken.
• Geben Sie den Gesamtbetrag der Ausgabe ein. Achten Sie gleichzeitig darauf, die Ausgaben Ihren Belegen entsprechend aufzuschlüsseln.

Wie Ihre Spesenabrechnung aussehen sollte …

Spesen gibt es in allen Formen und Größen, ob es sich nun um einen Kaffee mit einem Kunden oder einen teuren Flug zu einer Konferenz handelt. Unsere Vorlage deckt die Vielseitigkeit Ihrer Spesen vollständig ab.

Für schnelle Rückerstattungsprozesse und ein zufriedenes Finanzteam sollte eine Spesenabrechnung folgende Angaben enthalten und einige Standardkriterien erfüllen:

• Unternehmensdaten und Informationen zur Person, die die Spesen geltend macht, müssen auf der Abrechnung vorhanden sein.
• Die Spesenabrechnung sollte (insbesondere für kurzfristige Änderungen) für alle Beteiligten über Desktop oder mobile Geräte zugänglich sein.
• Für jede geltend gemachte Ausgabe sollten so viele Details wie möglich an, einschließlich Kategorie, Datum und Beleg, angefügt sein.
• Gewährleisten Sie, dass Ihre Spesenabrechnungsvorlage an Ihre Richtlinien, Branding und die häufigsten Ausgabentypen Ihres Unternehmens angepasst werden kann.
• Spesenabrechnungsvorlagen sollten intuitiv zu benutzen sein. Mitarbeiter:innen sollten mit ihnen leicht alles angeben können, was erforderlich ist, um pünktlich erstattet zu werden. Gleichzeitig sollte das Finanzteam in ihnen schnell alles Notwendige finden können, ohne nachhaken zu müssen.

Die Vorteile von Spesenabrechnungen

Spesen addieren sich schnell, insbesondere in wachsenden Teams. Indem Sie alle Ausgaben Ihrer Mitarbeiter:innen an einem Ort verfolgen, erhalten Sie einen zentralisierten Überblick, was (und wie viel) Ihr Unternehmen ausgibt – anstatt es auf Nachfrage nur so ungefähr zu wissen.

Mehr finanzielle Kontrolle

Am Monatsende haben Finanzteams viel auf ihrem Schreibtisch. Herumflatternde Quittungen und unerklärte Einkäufen verschlimmern die Situation. Spesenabrechnungen bieten einen klaren Überblick darüber, wofür Teams Geld ausgeben, und schenken der Finanzabteilung Transparenz und finanzielle Kontrolle.

Nahtlose Rückerstattungsprozesse

Wenn Spesen korrekt erfasst und eingereicht werden, erhält das Finanzteam einen realistischeren Eindruck davon, wie es um die Unternehmensfinanzen bestellt ist. Gleichzeitig müssen Mitarbeiter:innen nicht ewig auf Rückerstattungen (in der richtigen Höhe!) warten. Eine Spesenabrechnungsvorlage lässt wenig Spielraum für Fehler und beschleunigt den gesamten Erstattungsprozess von der Einreichung bis zur Rückerstattung aufs persönliche Konto.

Überlassen Sie Ihre Spesen Pleo

Glauben Sie es oder nicht, es gibt einen (noch) einfacheren Weg, Spesen zu verwalten. Während Sie Spesenabrechnungsvorlagen solide von A nach B bringen, müssen Sie mit Pleo erst gar nicht die Erstattungsreise antreten – und erhalten darüber hinaus einen unfehlbaren Überblick über Ihre tatsächlichen Finanzen.

Null Papierkram dank digitaler Belegerfassung

Das Erfassen und Verarbeiten von Belegen ist eine der lästigsten Tätigkeiten im Rahmen von manuellen Spesenabrechnungen. Nicht so mit Pleo: Verwenden Sie einfach unsere App, um Ihren Beleg zu fotografieren und automatisch einer Ausgabe anzuhängen.

Automatisierte Vorkontierung

Pleo kategorisiert und kontiert alle Unternehmensausgaben automatisch und erleichtert es Finanzteams somit, finanzielle Vorgänge in Echtzeit zu verfolgen.

Zeit, Geld und jede Menge Arbeit sparen

Manuelle Spesenabrechnungen sind fehleranfällig und setzen die Aufrichtigkeit von Mitarbeiter:innen voraus. Gehen Sie stattdessen lieber auf Nummer sicher und gewinnen Sie mit Pleos automatisierten Buchhaltungsvorgängen Zeit und Ressourcen zurück.